MS Access報(bào)表基礎(chǔ)

在本章中，我們將介紹報(bào)表的基礎(chǔ)知識以及如何創(chuàng)建報(bào)表。報(bào)表提供了一種查看，格式化和匯總Microsoft Access數(shù)據(jù)庫中信息的方法。例如，您可以為所有聯(lián)系人創(chuàng)建簡單的電話號碼報(bào)表。

• 報(bào)表包括從表或查詢中提取的信息，以及與報(bào)表設(shè)計(jì)一起存儲(chǔ)的信息，例如標(biāo)簽，標(biāo)題和圖形。

• 提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的表或查詢也稱為報(bào)表的記錄源。

• 如果要包括的字段都存在于單個(gè)表中，請使用該表作為記錄源。

• 如果字段包含在多個(gè)表中，則需要使用一個(gè)或多個(gè)查詢作為記錄源。

例子

現(xiàn)在，我們將舉一個(gè)簡單的例子來了解創(chuàng)建一個(gè)非常簡單的報(bào)表過程。為此，我們需要轉(zhuǎn)到創(chuàng)建選項(xiàng)卡。

在單擊報(bào)表按鈕創(chuàng)建基本報(bào)告之前，請確保選擇了正確的查詢。在這種情況下，在導(dǎo)航窗格中選擇qryCurrentProjects?，F(xiàn)在點(diǎn)擊報(bào)表按鈕，這將生成一個(gè)基于該查詢的報(bào)表。

您將看到報(bào)表在布局視圖中打開。這可以快速調(diào)整您在報(bào)表上看到的任何字段的大小或?qū)挾?。讓我們現(xiàn)在調(diào)整列寬以使一切更好。

向下滾動(dòng)并在底部調(diào)整頁面控件。

這是一個(gè)非?？焖俚姆绞絹韯?chuàng)建一個(gè)非常簡單的報(bào)表。您還可以從報(bào)表設(shè)計(jì)視圖進(jìn)行小的更改和調(diào)整。

• 與表單一樣，報(bào)表由各種不同的部分組成。
• 你有詳細(xì)信息部分，這是所有的數(shù)據(jù)大部分存在的地方。
• 您還將看到一個(gè)頁眉和頁腳部分;它們會(huì)顯示在報(bào)表中每個(gè)頁面的頂部和底部。

現(xiàn)在讓我們更改報(bào)表的標(biāo)題，并給出另一個(gè)名稱。

點(diǎn)擊保存圖標(biāo)保存報(bào)表。

您將得到上面的對話框。

輸入報(bào)表的名稱，然后單擊“確定”。如果要查看此報(bào)表的實(shí)際外觀，在打印預(yù)覽中，您可以返回查看按鈕，然后點(diǎn)擊打印預(yù)覽，查看以紙張或PDF形式打印時(shí)該報(bào)表的外觀。

使用右下角的工具，您可以放大或縮小。在打印預(yù)覽選項(xiàng)卡上還有一些按鈕，當(dāng)您切換到打印預(yù)覽時(shí)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)。在縮放部分，您有一個(gè)頁面，兩頁的視圖;或者如果您有較長的報(bào)表，則可以一次查看四個(gè)頁面，八個(gè)頁面或十二個(gè)頁面。您還可以調(diào)整簡單的事情，例如您正在使用的打印紙張的大小，報(bào)告的邊距，方向，列數(shù)，頁面設(shè)置等。這就是如何使用“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡上的“報(bào)表”按鈕創(chuàng)建一個(gè)非?？焖俚暮唵螆?bào)告。

使用報(bào)表設(shè)計(jì)創(chuàng)建報(bào)表

報(bào)表設(shè)計(jì)是在Access中創(chuàng)建快速報(bào)表的另一種方法。為此，我們需要使用“報(bào)表設(shè)計(jì)視圖”按鈕，這與“設(shè)計(jì)”按鈕類似。這將創(chuàng)建一個(gè)空白報(bào)表，并直接打開它到設(shè)計(jì)視圖，允許您更改控制源，并將字段直接添加到報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。

讓我們現(xiàn)在轉(zhuǎn)到創(chuàng)建選項(xiàng)卡，然后單擊報(bào)表設(shè)計(jì)按鈕。

它將打開一個(gè)空白報(bào)告或未綁定的報(bào)表，這意味著此報(bào)表沒有連接到我們的數(shù)據(jù)庫中的其他對象。

在“工具”組中的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上，選擇屬性表。這將打開“屬性”窗格。

在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上，將記錄源分配給此報(bào)表，以將其連接到數(shù)據(jù)庫對象，如以下屏幕截圖所示。

從下拉列表中選擇qryLateProjects，現(xiàn)在，下一步是單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“添加現(xiàn)有字段”列表按鈕，在此報(bào)表中添加一些字段。

選擇上面截圖中的字段。

將字段拖動(dòng)到報(bào)表，如上面的屏幕截圖所示。轉(zhuǎn)到排列選項(xiàng)卡，在表組中，您有幾個(gè)選項(xiàng)可供選擇。

有一個(gè)堆疊布局和表格布局，這是一個(gè)非常類似于電子表格的布局。讓我們選擇表格布局。

您可以看到它將所有標(biāo)簽移動(dòng)到頁眉區(qū)域。這些標(biāo)簽在每個(gè)頁面的頂部僅顯示一次，并且“詳細(xì)信息”部分中的每個(gè)記錄都將重復(fù)數(shù)據(jù)查詢。現(xiàn)在，您可以通過并進(jìn)行一些調(diào)整，使您的ProjectName字段更寬。

正如你在上面的屏幕截圖中看到的，在Detail部分和Page Footer之間有很多空間。

讓我們拖動(dòng)頁腳向上以減少空間，如下面的屏幕截圖所示。我們現(xiàn)在將轉(zhuǎn)到“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，然后單擊“視圖”按鈕并選擇“報(bào)表視圖”。

您現(xiàn)在可以看到一些項(xiàng)目名稱不完整;您可以使用設(shè)計(jì)視圖來調(diào)整此設(shè)置，也可以使用布局視圖來執(zhí)行此操作。

這就是如何從設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建一個(gè)簡單的報(bào)表。